במהלך עסקת מקרקעין, לא פעם עולה הצורך להתחקות אחר פעולות שנעשו בעבר בנכס: רישומי בעלות קודמים, שטרי מכר, משכנתאות, תרשימים ותיקי הסדר. תיק הרישום בלשכת רישום המקרקעין מרכז את כלל המסמכים שהוגשו במהלך השנים וממנו נגזר מצב הזכויות הרשמי בנכס.
טופס בקשה לקבלת העתקי מסמכים מתיק רישום מאפשר לפנות לטאבו בצורה מסודרת ולבקש העתקים מאומתים של מסמכים אלה, לצורך בדיקת זכויות, הכנת עסקה חדשה או בירור סוגיות משפטיות הנוגעות לנכס.
מתי תזדקקו לטופס בקשה לקבלת העתקי מסמכים מתיק רישום בעסקת מקרקעין?
טופס בקשה לקבלת העתקי מסמכים מתיק רישום רלוונטי בכל מצב שבו יש צורך להבין מה נעשה בעבר בנכס מעבר למה שמופיע בנסח הטאבו הרגיל. נסח טאבו מציג את מצב הרישום העדכני, אך אינו כולל בהכרח את מלוא המסמכים שהוגשו לאורך השנים, כגון שטרי העברת זכות, הסכמי מכר שהופקדו, שטרי משכנתא או אישורי מחיקה. במסמכים שבתיק הרישום ניתן למצוא פרטים משלימים, לעתים מהותיים, על הצדדים לעסקאות קודמות, תנאי התחייבויות, שעבודים שנרשמו או בוטלו ותיקוני רישום שנעשו.
בעסקאות נדל"ן מורכבות – למשל נכס שעבר מספר רב של עסקאות, דירה בפרויקט התחדשות עירונית או נכס שבו קיימת מחלוקת בין יורשים – חשוב לעתים לקבל את מלוא המסמכים מן התיק כדי לבחון האם הרישום הקיים משקף נאמנה את מצב הזכויות בפועל. גם בהליכים משפטיים, כמו תביעה לפירוק שיתוף או סכסוך לגבי תוקף עסקה ישנה, פנייה מסודרת באמצעות הטופס מאפשרת לבעלי הזכויות או לבאי כוחם לקבל מהטאבו מסמכים רשמיים שיכולים לשמש בסיס לבדיקות ולניהול ההליך.
בד"כ, הגשת הטופס כוללת:
- פרטי הלשכה: ציון לשכת רישום המקרקעין הרלוונטית (למשל תל-אביב, ירושלים וכדומה), בהתאם למיקום הנכס.
- פרטי המבקש: שם מלא, כתובת, מספר זהות או מספר תאגיד, ופרטי קשר עדכניים כגון טלפון ודוא"ל לצורך קבלת תשובות או מסירת הודעות.
- פרטי הנכס: ציון גוש וחלקה, תת-חלקה במידת הצורך, ולעתים גם מספר ספר ודף – לפי פרטי הרישום הקיימים בנסח.
- פרטי התיק או השטר: מספר תיק רישום או מספר שטר ושנתו, אם הם ידועים למבקש, כדי לסייע לאתר את המסמכים הרלוונטיים.
- פירוט המסמכים המבוקשים: תיאור ברור של המסמכים הרצויים (למשל: שטר מכר מסוים, שטר משכנתא, בקשת רישום קודמת, תרשים בית משותף).
- נימוקי הבקשה: הסבר תמציתי מדוע מבוקשים המסמכים, בהתאם לדרישות תקנה 93(א) לתקנות המקרקעין (ניהול ורישום), התשע"ב-2011.
- חתימת המבקש: חתימה ידנית או דיגיטלית לפי אופן ההגשה, בצירוף אימות חתימה בפני עורך דין או רשם כאשר הדבר נדרש, במיוחד בהגשה מקוונת.
- תשלום אגרה: צירוף אסמכתא לתשלום אגרת טיפול והעתקה, בהתאם לתעריפים הנקבעים מעת לעת על-ידי משרד המשפטים.
במקרים מסוימים, תידרשו לצרף גם:
כאשר הבקשה מוגשת על-ידי מיופה כוח, יש לצרף ייפוי כוח מתאים המעניק לו סמכות לפעול בשם בעל הזכויות או המבקש, ולציין בטופס את פרטיו לצד שם המבקש. אם מיופה הכוח הוא עורך דין, יש להוסיף העתק מרישיון עורך הדין ולעתים לאמת את חתימתו בפני עורך דין אחר, בהתאם לנהלי הרשות לרישום והסדר זכויות במקרקעין. במצבים שבהם נדרש להראות זיקה לנכס לפי תקנה 93 לתקנות המקרקעין (ניהול ורישום), יתכן שתידרש גם אסמכתה לזיקה זו – כגון נסח עדכני, חוזה רכישה או מסמך אחר המצביע על קשר משפטי או עסקי לנכס.
מה קורה לאחר הגשת טופס בקשה לקבלת העתקי מסמכים מתיק רישום?
לאחר הגשת הטופס והמסמכים הנלווים בלשכת רישום המקרקעין או באמצעות השירות המקוון, הבקשה מוקלדת ונבדקת על-ידי הצוות המוסמך ברשות לרישום והסדר זכויות במקרקעין.
ככל שמתעוררות שאלות לגבי הזיקה לנכס או לגבי היקף המסמכים המבוקש, רשאית הלשכה לפנות למבקש להבהרות או לדרוש מסמכים נוספים לפני מתן מענה סופי, במיוחד כאשר ההוראות מחייבות בדיקת זיקה לפי תקנה 93 לתקנות המקרקעין (ניהול ורישום), התשע"ב-2011. בסיום, יועברו למבקש ההעתקים המאושרים של המסמכים, לפי אופן המסירה הנהוג – לדוגמה, באמצעות דוא"ל, איסוף בלשכה או הורדה ממערכת מקוונת – כך שיוכל להסתמך עליהם לצורך בדיקת העסקה, עריכת חוזה או ניהול הליכים משפטיים הקשורים לנכס.
צוות משרדי, משרד עו"ד אדמית כהן, עוסק דרך קבע בליווי עסקאות מקרקעין ובהתנהלות מול לשכות רישום המקרקעין, ומעניק ללקוחות ייעוץ וליווי אישי – החל מהגדרת המסמכים הדרושים ועד לשילובם הבטוח בבדיקות המקדמיות ובעסקה עצמה.
